Group Decision Room (GDR)

    OPPS faciliteert ook conferentiemiddelen als Group Decision Room (GDR) om complexe besluitvormingsprocessen te faciliteren of om electronisch te brainstormen.

    Een Group Decision Room (GDR) is in de eerste plaats interessant voor iedereen die echt effectieve werkbijeenkomsten wil. Waar iedereen aan bod komt. Die zich vooral richten op wat er wordt gezegd en niet wie er wat zegt. Klanten nemen zowel losstaande bijeenkomsten af als wel een reeks van GDRs. Het laatste gebeurt geregeld bij project- of procesmanagement. Een tweede toepassing is een vragenlijst onder 10, 100 of 1.000 personen met een rapportage. Onderwerpen zijn klantentevredenheidspeilingen, medewerkerstevredenheidspeilingen, een inventarisatie van wensen en randvoorwaarden. Deze rapportages kunnen als los product geleverd worden. Maar ook als voorbereiding op een GDR-sessie met deelnemers. Alles blijft direct bewaard, er gaat niets verloren, zodat men later alles nog eens rustig kan nalezen.

    Een GDR is oorspronkelijk een boardroom consultancy tool om snel informatie op te halen van alle deelnemers, te clusteren en te prioriteren. Het wordt ook wel groupware genoemd. Er kan anoniem worden gewerkt, maar desgewenst kunnen ook groepen worden onderscheiden. Het kan namelijk handig zijn om te weten welke groep een bepaalde mening heeft. GDR kan op locatie worden geleverd met 20 chromebooks, technische begeleiding en procesbegeleiding. Een sessie op afstand is ook mogelijk. Dit is qua groepsdynamica en effectiviteit een ander soort sessie, het lijkt op chatten. Een derde toepassing is de vragenlijst, waarbij deelnemers tijdonafhankelijk individueel een set aan opdrachten afwerkt.

    Een GDR zorgt voor snellere en betere uitkomsten. De mate van consensus wordt snel zichtbaar. Omdat er als het ware tegelijkertijd met elkaar wordt ‘gepraat’, speelt dit tijd vrij om samen naar de uitkomsten te kijken en gericht te discussiëren over wat opvalt, wat er toe doet. En, niet onbelangrijk, deelnemers vinden het vaak leuk om te doen. Omdat iedereen tegelijk zijn input geeft, zie je direct de resultaten die je wellicht op nieuwe of aanvullende ideeën brengen.

    GDRs kunnen in principe overal plaatsvinden, mist er betrouwbaar draadloos internet voorhanden is. Stroom mag maar hoeft niet, want de accu’s gaan een aantal uren mee. Dus zelfs elektronische heisessies behoren tot de mogelijkheden. Eventueel hebben we een mogelijkheid voor als er geen draadloos internet is.

    GDRs worden toegepast in diverse fasen van projecten. Vooraf, om verwachtingen te peilen of een brainstorm te houden over verschillende onderwerpen die tot projectideeën, actiepunten of maatregelen leiden. Soms om in een dagdeel de bouwstenen voor een gedragen plan te maken. Dat kan een businessplan zijn, een beleidsplan, een promotieplan, een programma van eisen of de basis voor een samenwerking. Bij complexe projecten wordt GDR gebruikt voor ex-ante evaluaties. Halverwege een klus om de verwachtingen te toetsen, een on-going evaluatie te houden of aan (voor)besluitvorming te doen. Of aan het eind, als gedegen evaluatie. GDRs zijn ook heel geschikt als onderdeel van een groter programma, zoals een teamdag waar ook enige inhoud aan bod moet komen, een symposium of een dag met parallelsessies of met meerdere werkvormen.

    • © 2020 OPPS
    • All rights reserved.