Quick scan aanbestedingsstrategie

Welke aanbestedingsvorm is het meest geschikt voor de ontwikkeling van vastgoed? In de praktijk blijkt dit geen eenvoudige vraag. Juist in de initiatieffase wordt het fundament gelegd voor een kansrijke realisatie van vastgoedprojecten. Het informeren van betrokken partijen, het gezamenlijk bepalen van de projectdoelstellingen en de voorbereiding van de besluitvorming vormen de basis voor een succesvolle aanbesteding.

OPPS heeft twee nieuwe instrumenten ontwikkeld om onze opdrachtgevers te helpen bij de strategiebepaling en de besluitvorming rond de aanbesteding; de prescan (in samenwerking met PPS Netwerk Nederland) en de quick scan. Deze scans kunnen in verschillende sectoren worden ingezet, waaronder kantoren, maatschappelijk vastgoed, onderwijs en zorg.

De strategische voorbereiding begint met een scopeverkenning van het project en het informeren van de betrokken partijen. Verschillende innovatieve contractvormen en wijzen van aanbesteden alsmede ervaringen bij andere projecten worden hier toegelicht. Vervolgens wordt in de prescan de vertaling gemaakt naar het eigen project. In de vorm van een workshop wordt aan de hand van 13 strategische vragen de vastgoedontwikkeling getoetst of geïntegreerde contractvormen mogelijk meerwaarde kunnen bieden ten opzichte van meer traditionele uitvoering. De vragen worden ingedeeld in drie categorieën; (1) de eigen organisatie, (2) de verwachte prijs/kwaliteitsverhouding en (3) de strategische consequenties. Na afloop van de workshop ontvangen de deelnemers een dashboard met de uitkomsten van de analyse.

Belangrijke voordelen van het uitvoeren van de prescan zijn het creëren van draagvlak onder de teamleden en beslissers, het delen van kennis over de scope van het project, over de doelstellingen van de verschillende stakeholders en het belang van de verschillende strategische onderwerpen .

Na de prescan zullen de verschillende stakeholders hun individuele oordeel hebben over de richting en mate van diepgang van de verdere analyse. En mogelijk een bijdrage willen leveren in de meerwaardetoets van de verschillende aanbestedingsvormen.

De quick scan is een instrument dat is ontwikkeld als een lichte variant van een PPC (Public Private Comparator). De analyse maakt op een snelle en doeltreffende manier de contouren van de financiële voordelen inzichtelijk van de verschillende uitvoeringsvarianten (zoals traditioneel, bouwteam, DBFMO etc.). Daarnaast bevat het model in tegenstelling tot de PPC ook kwaliteitsaspecten. Niet alleen het belang van architectonische uitstraling en focus op de wensen van de eindgebruikers maar ook aspecten als de transparantie van het aanbestedingsproces en de organisatorische inbedding worden meegewogen. Aan de hand van eigen, projectspecifieke gegevens kan er een kwaliteitsvergelijking worden verkregen van de verschillende varianten. De quick scan helpt beslissers te bepalen wat financieel de meest geschikte vorm lijkt voor de uitvoering van het project en bij welke variant de kwaliteitsdoelstellingen het beste worden bereikt.

Na de meerwaardetoets vindt terugkoppeling plaats naar de deelnemers van de prescan en de quick scan. Vervolgens zal informatie worden verstrekt ter ondersteuning van de besluitvorming.

De kracht van het uitvoeren van deze scans voor vastgoedontwikkeling zit in het vroegtijdig inzichtelijk maken van de belangrijkste overwegingen voor verschillende uitvoeringsvarianten. Het zet aan tot nadenken over de financiering, de bekostiging, de wensen en doelstellingen van de betrokken stakeholders en de wijze waarop meerwaarde kan worden gerealiseerd. Al met al een compact en creatief proces dat richtinggevend is voor het succes.