Group Decision Room (2009)

De Group Decision Room is een interactieve methode om op een snelle en creatieve manier projectspecifieke informatie, ambities en visies bespreekbaar te maken.

De GDR is een interactieve methode om op een snelle en creatieve manier projectspecifieke informatie, ambities en visies bespreekbaar te maken. In Nederland wordt wat afvergaderd. Van wekelijks “groepsoverleg” tot brainstormsessies “op de hei”. Veel van deze vergaderingen hebben als belangrijkste functie om elkaar regelmatig te zien en bij te praten. Die vergaderingen kunnen prima zonder een Group Decison Room (GDR). Maar andere vergaderingen of werkbijeenkomsten hebben expliciet als doel om zaken te evalueren, draagvlak te peilen, gezamenlijk ideeën te genereren, een project- of actieplan op te stellen, of een keuze te maken uit alternatieve mogelijkheden. In zulke gevallen leidt de toepassing van een GDR tot snellere, vruchtbaardere en vooral ook kwalitatief betere bijeenkomsten.

 

Een groep deelnemers kan via laptops met speciaal ontworpen software met elkaar communiceren. De software heeft een aantal eigenschappen. In de eerste plaats is de communicatie anoniem, dus zonder aanzien des persoons. Deelnemers kunnen zich daardoor concentreren op de kwaliteit van de boodschap. In de tweede plaats wordt alles wat “gezegd” wordt, direct elektronisch vastgelegd. Achteraf is dus altijd te reconstrueren hoe een bepaalde uitkomst tot stand is gekomen. En het scheelt de notulist een hoop werk – de rapportages zijn te exporteren naar alle gangbare tekstverwerkers. Er zijn vier hoofdfuncties te onderscheiden: brainstormen, clusteren, prioriteren en vragenlijst.

 

De eerste hoofdfunctie is brainstormen, dat wil zeggen het genereren van ideeën. Het is erg moeilijk om zonder elektronische hulpmiddelen “netjes” te brainstormen. De notulist mist ideeën of vat ze samen, ideeën van minder populaire teamleden worden genegeerd, een goed idee “valt dood” doordat direct erna een nog beter idee wordt geroepen. Allemaal redenen waardoor de opbrengst van de brainstorm kan tegenvallen. Met een GDR doen deze problemen zich niet voor. De deelnemer reageert op de brainstormvraag via zijn toetsenbord. Op zijn scherm ziet hij niet alleen zijn eigen ideeën verschijnen, maar ook die van de andere deelnemers – zonder dat hij weet welk idee van wie afkomstig is. Hij of zij kan op de andere ideeën voortbouwen en/of reageren met de reactietoets zodra hij daar aan toe is – er is geen gevaar dat het moment verloren gaat doordat de discussie een andere wending neemt. En uiteraard wordt alles letterlijk vastgelegd, zonder het filter van een interpretatie door een notulist. Dit alles resulteert in meer en betere ideeën dan bij een traditionele brainstorm.

 

De tweede hoofdfunctie is clusteren. Een brainstorm levert al gauw meer dan honderd ideeën op. Veel te veel om stuk voor stuk nauwkeurig te kunnen bespreken en beoordelen. Meestal hoeft dat ook niet, omdat de ideeën zich in een beperkt aantal thema’s, categorieën of clusters laten onderbrengen. Gebruik van een GDR maakt dit eenvoudig en inzichtelijk. Voor elke cluster wordt een map aangemaakt, en vervolgens worden de ideeën in de juiste map gedeponeerd. Zo’n map met samenhangende ideeën leent zich goed voor verdere uitwerking. Hetzij in dezelfde bijeenkomst, hetzij later, bijvoorbeeld door een werkgroep.

  

De derde hoofdfunctie is prioriteren. De uitkomst van een brainstorm (of elk van de mappen na het clusteren) bevat bruikbare en minder bruikbare ideeën. Of een idee bruikbaar is, kan bijvoorbeeld afhangen van de betaalbaarheid of van de snelheid waarmee het uitgevoerd kan worden. Een GDR biedt de deelnemers de mogelijkheid om de ideeën te beoordelen op één of meer criteria. Dat kan volgens een twee-, drie-, vier-, vijf- of tienpuntsschaal, of volgens een zelf te definiëren methode. De scores per idee worden uitgerekend en op volgorde gezet. Op die manier ontstaat een rangorde van bruikbaar naar minder bruikbaar. De uitkomsten kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar een spreadsheet voor verdere bewerking. Er kan een zogenaamde matrix stemming uitgevoerd worden, bijvoorbeeld een aantal projecten scoren op verschillende criteria.

 

De vierde en laatste hoofdfunctie is de vragenlijst. Dit houdt in dat het instrumentarium van de functie “prioriteren” wordt toegepast op van tevoren geprepareerde vragen of stellingen (in plaats van op de uitkomsten van een brainstorm). Dit is ideaal voor een snelle (anonieme!) meningspeiling onder de deelnemers. Maar deze functie leent zich ook voor geavanceerde toepassingen, zoals enquêtes via het intranet – denk bijvoorbeeld aan personeelsonderzoeken.