Hoe creëer en behoud je een succesvol projectteam? (2008)

Ieder herkent het wel. Wanneer een nieuw project wordt gestart, is een van de eerste acties het samenstellen van een projectteam. Veelal wordt gekeken naar de benodigde inhoudelijke kennis en de beschikbaarheid van de mensen. Al snel vind men dat het “team” staat. Maar hoe succesvol zal dit team zijn? Hoe gaan zij samenwerken? Welke vaardigheden hebben ze in huis? Zijn er persoonlijke belangen? Hoe zijn de onderlinge verhoudingen? Allemaal zaken waar vooraf niet of nauwelijks bij wordt stilgestaan, terwijl er wel degelijk instrumenten beschikbaar zijn om het succes van een team vooraf te kunnen voorspellen. In de praktijk komt men er vaak pas gaandeweg achter wat het krachtenveld is in een team, wat er goed gaat en wat niet en waar spanningen optreden. Vaak blijkt dan dat het vooraf niet voldoende tijd geïnvesteerd is om een goede teamsamenstelling te garanderen en zal de klus met het beschikbare team moeten worden geklaard. Vraag is nu, hoe zorg je er voor dat het projectteam vanaf de start goed is en gedurende de hele looptijd van het project ook goed blijft.

De formele start van een project gebeurt in de meeste gevallen met een startbijeenkomst met het projectteam. Behalve inhoudelijk alle betrokkenen op de hoogte brengen van onder meer het project, de projectkaders, de status van besluitvorming en de planning, is het ook belangrijk dat hier tijd wordt gemaakt voor kennismaking tussen de teamleden, inzicht in individuele rollen, taken en verantwoordelijkheden en individuele belangen. Dus niet alleen aandacht voor de harde aspecten, maar ook zeker voor de zachte aspecten. De ervaring leert dat de zachte aspecten onderbelicht blijven, terwijl het succes van een project in belangrijke mate afhangt van de vaardigheden en persoonlijkheden van de projectteamleden. Mensen kunnen motiveren en enthousiasmeren, goed kunnen leiden maar ook ruimte durven geven, constructief en positief opstellen en waardering uitspreken.

 

Naarmate de doorlooptijd van een project langer is dan een jaar, zoals bij de meeste ruimtelijke investeringsprojecten het geval is, kun je met recht spreken van een tijdelijke organisatie. Dit vraagt dan ook extra aandacht gedurende de looptijd van het project. De praktijk leert dat in de waan van alle dag niet of nauwelijks tijd voor reflectie wordt vrijgemaakt. Reflectie in de zin van periodiek evalueren, leren en verbeteren, coachen en trainen enzovoort. Er bestaat een groot scala aan mogelijke interventies met als doel het projectteam beter te laten presteren.

 

Deze langlopende projecten kennen allemaal een fasering. Afronding en begin van een fase zijn dé momenten bij uitstek om terug te blikken en vooruit te kijken. Om successen te vieren en om de neuzen dezelfde kant op te richten. Om afscheid te nemen van teamleden of om nieuwe teamleden te verwelkomen en in het projectteam op te nemen. Om te evalueren, te leren en te verbeteren. Maak hier tijd voor en houdt hier bewust rekening mee in de planning. Naast formele evaluaties is het ook van belang regelmatig aandacht te besteden aan de informele kant van het project [zoals teamevenementen]. Naast deze structurele evaluatiemomenten is het soms ook noodzakelijk om tussentijds interventies te plegen. Dit kan op verschillende manieren afhankelijk van het opgetreden probleem binnen het project. Denk aan workshops, trainingen, spelsimulaties of andere minder orthodoxe interventies die hiervoor kunnen worden ingezet.

 

Daarnaast is het belangrijk dat de mensen die toch voor langere tijd in een project worden ingezet net als in de lijnorganisatie actief worden begeleid. Zeker waar de projectorganisatie op een aparte locatie wordt ondergebracht op afstand van de moederorganisatie vraagt dit extra aandacht. Binnen de projectorganisatie zullen ook functionerings- of coachinggesprekken moeten worden georganiseerd met de individuele teamleden. In de praktijk blijkt namelijk dat de medewerkers loskomen van hun eigen organisatie, daar vaak onvoldoende waardering krijgen voor wat ze in het project doen omdat men nauwelijks weet waar ze precies mee bezig zijn. In het projectteam daarentegen is men daar veel beter toe in staat, aangezien dagelijks wordt samengewerkt in het projectteam. Dit heeft twee voordelen, de projectmedewerker wordt in staat gesteld zich verder te ontwikkelen en kan worden bijgestuurd en de projectorganisatie krijgt er een gemotiveerde en lerende medewerker bij.

 

Kortom, het is van belang bij de start van projecten te onderkennen dat er fundamenteel aandacht moet worden besteed aan de samenwerking in het projectteam. En daarnaast dat dit onderwerp structureel wordt onderhouden in de projectorganisatie, ook al is die tijdelijk van aard. Het succesvol doorlopen en realiseren van een project staat of valt immers met een goed draaiend projectteam.