De concurrentiegerichte dialoog in de praktijk

De renovatie van het ministerie van Financiën door Safire B.V. won de Nederlandse Bouwprijs 2007 in de categorie Integraal ontwerpen & bouwen. Een zeer vernieuwende contractvorm die innovatie in de bouwbranche een stevige impuls geeft. En dat nog met de aanbestedingsprocedure die de voorloper was van de Concurrentiegerichte Dialoog. Dit houdt een belofte voor de toekomst in.

Een aanbestedende dienst kan voor complexe opdrachten gebruik maken van de concurrentiegerichte dialoog, indien hij alléén niet in staat is om technische oplossingen te vinden of de juridische en/of financiële voorwaarden van een project te specificeren. Complexe bouwprojecten, zoals de PPS Huisvesting IB-Groep en Belastingdienst en de PPS Kromhout Kazerne, lijken bijzonder geschikt voor deze dialoog. Een bijkomend voordeel van de concurrentiegerichte dialoog is dat deze eveneens geschikt is om innovatieve aanbiedingen te bevorderen.

 

De concurrentiegerichte dialoog start met bekendmaking in het Europese publicatieblad. Er vindt een selectie plaats van minimaal drie geïnteresseerde marktpartijen op basis van de gebruikelijke selectiecriteria. De geselecteerde marktpartijen worden uitgenodigd de dialoogfase te doorlopen. De aanbestedende dienst opent met iedere deelnemer afzonderlijk een dialoog met als doel te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan de behoeften van de aanbestedende dienst te voldoen. De dialoog die dan op gang komt, kan uit verscheidene fasen bestaan en doorlopen tot oplossingen (van technische en/of economische en juridische aard) gevonden zijn. De dialoog beoogt te komen tot concurrerende biedingen, die zo goed mogelijk aansluiten bij de behoefte van de aanbestedende dienst.

 

Ter illustratie hoe het in de praktijk eraan toegaat, zal de eerste fase dialoog nader worden toegelicht. In de eerste fase dialoog heeft de aanbestedende dienst tot doel om de uitvraag zodanig te verbeteren dat die goed door de deelnemers wordt begrepen. Het doel van de deelnemers daarentegen is het doorgronden van de uitvraag, wat heeft de aanbestedende dienst voor ogen met dit project, hoe kunnen zij de beste inschrijving doen en hoe kunnen zij onderscheidend zijn. De aanbestedende dienst zal hiervoor de vooraf ingediende vragen door de deelnemers zo duidelijk mogelijk beantwoorden en tijdens de dialooggesprekken de deelnemers zodanig te sturen dat zij voldoen aan de uitvraag, maar zij zal geen waardeoordeel geven over de voorgestelde oplossingen. De deelnemers daarentegen gaan op zoek naar de ruimte in de uitvraag, de projectrisico’s en issues en de beoordelingsystematiek. In een goede constructieve dialoog weten beide partijen elkaar te verrassen, te stimuleren en er het maximale uit te halen.

 

De aanbestedende dienst dient voor een gelijke behandeling van de inschrijvers en een vertrouwelijke behandeling van de verstrekte informatie te zorgen. De angst voor ‘cherry picking’ is daarmee ontzenuwd, aangezien innovatieve ideeën en oplossingen vertrouwelijk worden behandeld. Na afloop van de dialoog dienen de gegadigden hun definitieve inschrijving in te dienen. Ze mogen hun inschrijving preciseren, maar de wezenlijke elementen van de opdracht daarbij niet wijzigen. De opdracht moet aan de hand van het gunningcriterium worden gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving. Het voordeel hiervan is dat naast prijs ook kwalitatieve aspecten van de inschrijvingen meegewogen worden.

 

De eerste praktijkervaringen met de concurrentiegerichte dialoog stemmen gunstig. Een gedegen voorbereiding van de dialooggesprekken door beide partijen is een absolute voorwaarde voor een succesvolle dialoog. Een dialoog die gekenmerkt wordt door een open en constructieve sfeer, waar veel informatie-uitwisseling plaatsvindt. Een dialoog die door beide partijen als een ‘win win’ wordt ervaren, omdat de aanbestedende dienst veel directer kan sturen op het gewenste resultaat en de marktpartij haar conceptuele ideeën en haar interpretaties van de uitvraag direct kan toetsen. Voor alle partijen geldt: ‘naarmate je er meer instopt, haal je er meer uit’!